Orchester & Musikvereine

Die Organisation und Erreichbarkeit von Mitglieder in Orchestern stellt jeden Vorstand vor eine große Herausforderung. Ihr seid es leid, all eure Daten in Ordnern zu Hause oder im Vereinsheim zu haben und wenn man dann etwas braucht, sucht man trotzdem viel zu lange danach bis man es gefunden hat. Schluss damit! All diese Probleme gehören mit Orchago der Vergangenheit an. Sofern all eurer Mitglieder Orchago nutzen, habt ihr keine Probleme mehr jeden mit Nachrichten und Neuigkeiten zu erreichen.

Mit Orchago habt ihr alles unter einem Hut: Die Organisation des Vereins, die Verwaltung der Finanzen, alle Mitglieder mit Neuigkeiten erreichen und für die Mitglieder die Organisation untereinander. Alles läuft über Orchago!

Chöre & Gesangsvereine

Im Chor oder Gesangsverein habt ihr nicht das Problem, das ihr einen großen Haufen an Inventar verwalten müsst, wie beispielsweise Spielmannszüge. jedoch auch Chöre müssen sich organisieren. Ihr seid viel unterwegs zu Auftritten, müsst Fahrgemeinschaften gründen und verwaltet will euer Chor ja auch noch werden. Denn Einnahmen und Ausgaben sind auch hier an der Tagesordnung.

Orchago bietet euch die Möglichkeit, all eure Auftritte zu managen, alle Informationen für eure Mitglieder anzuzeigen und das alles leicht und unmissverständlich.

Nebenbei könnt ihr euren Chor mit Orchago noch verwalten, die Finanzen auf dem aktuellen Stand halten und euer Notenarchiv hinterlegen.

Spielmanns- & Fanfarenzüge

Viele Mitglieder, viel Inventar, viel bürokratische Arbeit!

In eurem Büro gibt es wahrscheinlich mehr Ordner als ihr Musiker habt. Die Bürokratie ist ein ständiger Begleiter. Die Mitgliederverwaltung, die Selbstverwaltung der Mitglieder, euer ganzes Inventar, von Trommeln über Flöten, Fanfaren, Kleidung etc. Orchago kann euch bei all diesen Dingen helfen und unterstützen! Einmal alles in Orchago integriert ist es für immer gespeichert.

Eure Instrumente müssen auch mal gewartet werden!? Ihr könnt in Orchago für jedes einzelne Instrument ein Wartungsintervall festlegen und werdet automatisch informiert, wenn es soweit ist. Ihr habt viele junge Mitglieder, denen es schwer fällt sich zu organisieren und Termine zu behalten und einzuhalten!? Mit Orchago gebt ihr diesen jungen Mitgliedern ein interessantes, technisches Gadget an die Hand, welches Spaß macht und niemanden mehr irgendwelche Termine vergessen lässt.

Egerländer & Kapellen

Viele Auftritte, viel Bürokratie!

Um auch hier jeder Zeit den Überblick zu behalten, bietet euch Orchago zum einen eine sehr übersichtliche Eventdarstellung an, in denen ihr jegliche Informationen zu den einzelnen Auftritten hinterlegen könnt. Ihr könnt den genauen Ort, die Uhrzeit, welche Kleidung getragen wird und ein Programm hinterlegen. Zum anderen habt ihr die Möglichkeit neben eurer Stammbesetzung zusätzlich ein Pool an Aushilfen zu hinterlegen. Diese könnt ihr dann in eure Eventplanung mit einbeziehen und seht auf einen Blick, wo vielleicht noch Handlungsbedarf ist.

Kostenvoranschläge für Eventanfragen, Rechnungen für durchgeführte Auftritte und immer mal wieder GEMA-Listen. Die Finanz-App in Orchago hilft euch bei all diesen Dingen. Ganz einfach und selbsterklärend.

Orchago als Verwaltungssoftware

Ihr könnt Orchago auch ausschließlich zur Verwaltung eures Vereins nutzen. Das heißt dass nur ein ausgewählter Kreis von Mitglieder Zugriff mittels eines Accounts auf Orchago hat. Ihr könnt trotz alle dem all eure Mitglieder als verwaltbare Personen hinzufügen, nur habe diese nicht die Möglichkeit selbst in Orchago aktiv zu werden.

Ihr habt so mit Orchago ein digitales Mitgliederverzeichnis, ein digitales Notenarchiv, könnt GEMA-Listen erstellen, eine Eventliste erstellen und bei Bedarf auch eure Finanzen über Orchago managen. Ein tolles Tool, eine große Erleichterung für jeden Vorstand. Alles digital, alles immer und überall abrufbar, alles DSGVO konform!

Für die Unterstützung des Vorstandes - Verwaltung

In Orchago könnt ihr alle Daten eurer Mitglieder hochladen und dem bestimmten Mitglied zuordnen. Ihr habt dadurch keine große Zettelwirtschaft und keine Ordner mehr rumstehen die nur einstauben. Zudem ist alles übersichtlich und sicher. Und das Beste daran, diese Daten können euch nie verloren gehen. Auch wenn euer Rechner mal das zeitliche segnet, könnt ihr von jedem anderen Rechner dieser Welt euch bei Orchago mit eurer E-Mail und Passwort anmelden und habt jeder Zeit Zugriff auf all diese Daten!

Ihr habt euer Mitgliedsverzeichnis immer und überall dabei, ihr könnt euren Verein verwalten, die Buchhaltung über Orchago steuern, es ist kein zusätzliches Programm dafür notwendig. Ihr habt weiterhin die Möglichkeit euer komplettes Notenarchiv in Orchago zu hinterlegen und daraus für eure Konzerte mit nur ein paar Klicks fertige GEMA-Listen zu erstellen. Orchago hilft euch in der Verwaltung an jeder Stelle und sollten wir doch noch etwas vergessen haben, so habt ihr jeder Zeit die Möglichkeit uns zu kontaktieren und eure Wünsche mitzuteilen.

Rollenzuweisung und verschiedene Rechte

Nicht jedes Mitglied hat das Recht, auf Daten des Vereins und anderen Mitglieder zuzugreifen. Dafür wurde in Orchago ein spezielles Rollensystem entwickelt. Hier könnt ihr eigene Rollen hinzufügen (z.B. Vorstand, Notenwart, Registerführer, musikalischer Leiter) und auswählen welche Rolle welches Recht hat. So hat zum Beispiel das Mitglied mit der Funktion „Notenwart“ im Verein auch in Orchago diese Rolle und kann somit das Notenarchiv bearbeiten, Musikstücke hinzufügen oder entfernen, wobei andere Mitglieder ohne diese Rolle nur ein Leserecht des Notenarchivs haben, jedoch dort nichts verändern können. Die komplette Verwaltung eures Vereins ist Hauptaufgabe des Vorstandes und auch dort sind sensible personenbezogene Datensätze vorhanden, die nicht für alle Mitglieder zugänglich sein dürfen. Von daher könnt ihr über die Rollen angeben, wer im Vorstand ist und somit das Recht hat, auf diese Daten zugreifen zu dürfen.

E-Mail und Informationsweitergabe

Über das integrierte E-Mail-Programm könnt ihr direkt aus Orchago heraus E-Mails an bestimmt Gruppen verschicken, z.B. eine Rundmail an alle Registerführer zur Planung der nächsten Konzerte. Kein langes suchen oder auswählen in euren Kontaktlisten mehr!

Desweiteren ist in Orchago ein Chat integriert, mit Hilfe dessen alle Mitglieder untereinander Kontakt aufnehmen können.

Kontakte pflegen

Nicht nur Mitglieder, sondern auch Firmenkontakte, Sponsoren oder Aushilfen könnt ihr in Orchago einpflegen und verwalten.

Somit hat jedes Vorstandsmitglied und Mitglieder mit den jeweiligen Rechten Zugriff auf alle Kontakte, sollte der Chef mal ausfallen.

Benutzer und verwaltbare Personen

In Orchago unterscheiden wir zwischen Benutzer und verwaltbare Personen.

Benutzer sollten all diese Mitglieder sein, die aktiv in eurem Verein dabei sind. Sie bekommen ein eigenes Profil in Orchago und können das Programm voll und ganz nutzen, je nachdem welche Rechte freigeschalten sind natürlich.

Verwaltbare Personen besitzen kein eigenes Profil in Orchago, dies können bspw. passive Mitglieder, Vertreter bestimmter Firmen, die euch unterstützen, Aushilfen etc. Ihr könnt diese verwaltbaren Personen jedoch auch über das Mailprogramm anschreiben, in den Verteiler für bestimmte Events mit aufnehmen. Aushilfen können so auch in eurer Konzertplanung mit aufgenommen werden, ohne dass diese jedoch Zugriff auf Orchago und interne Daten des Vereins haben.

Organisation der Mitglieder

Aber euer Verein besteht ja nicht nur aus Verwaltung und Vorstand, sondern insbesondere aus Mitgliedern und deren Organisation. Hier bietet Orchago auch euren Mitgliedern zahlreiche Möglichkeiten, euer Vereinsleben auf das Wesentliche, auf die Musik, zu konzentrieren.

Ihr habt nicht mehr das Problem eure Mitglieder zu erreichen, denn nicht jeder hat Messenger-Dienste oder ein Smartphone. In Orchago habt ihr die Möglichkeit einen Chat zu benutzen, der ähnlich aufgebaut ist wie bekannte andere Dienste. Wenn ihr dort eine Nachricht verschickt bekommt das Mitglied automatisch eine E-Mail das es neue Nachrichten gibt. So erreicht ihr wirklich jeden und es gibt keine Ausreden mehr dafür, das jemand etwas nicht wusste.

Ihr könnt eure komplette Konzertplanung über Orchago ausführen, ihr könnt ein Programm hinzufügen, eine Adresse für die Veranstaltung hinterlegen, angeben welche Kleidung getragen wird und im Nachgang dort sogar Fotos hinterlegen und diese automatisch auf eurer Webseite anzeigen lassen.

Besetzungen

Ihr habt in eurem Verein verschiedene Besetzungen? Auch dies ist kein Problem in Orchago!

Ihr könnt beliebig viele Besetzungsformen angeben und die entsprechenden Mitglieder hinzufügen. So erreicht ihr bei der Planung auch nur die Mitglieder, für die diese Infos relevant sind.

Startseite - Das Herz deines Orchago

Unsere Startseite ist die größte Erleichterung für eure Mitglieder. Denn alles, was seit der letzten Anmeldung neu hinzugekommen ist, wird jedem Mitglied deutlich auf seiner Startseite diese Neuigkeiten angezeigt. Zusätzlich bekommt jedes Mitglied am Anfang der Woche eine E-Mail mit allen Terminen der nächsten 7 Tage. So kann wirklich nichts mehr vergessen werden.

Orchago - die Richtige Lösung für deinen Verein

Wie ihr seht ist Orchago ein Programm, das alle eure Bedürfnisse im Verein aufgegriffen hat und dafür Lösungen gefunden hat. Ihr benötigt zur Verwaltung eures Vereins nur noch Orchago, keine weitere Software, keine dicken Ordner, keine Telefonlisten oder Gruppen. Alles zentral an einem Ort, jeder Zeit weltweit zugänglich und alles nach den neuesten Bestimmungen der DSGVO. Mit Orchago seid ihr auf der sicheren Seite!

Mit Hilfe von Musikern für Musiker entwickelt, deshalb sind wir so gut und wissen was wir tun!

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