Plattformübergreifend

Orchago kann von jedem internetfähigen Gerät genutzt werden und dank unserer App für Android haben Sie Ihr Orchester jederzeit dabei.

E-Mailversand und Rundmails

Orchago unterstützt den Versand von Newslettern und internen Rundmails. Sie können an einzelne Rollen oder Gruppen versenden - auf Wunsch auch an einzelne Personen.

Keine lokale Installation

Orchago erhält in regelmäßigen Abständen neue Funktionen in Form von Systemupdates und Patches. Eine manuelle Installation ist nicht mehr nötig.

Mehr Zeit für die Musik

Durch die vielen nützlichen Tools werden die administrativen Aufgaben vereinfacht und die Kommunikation innerhalb des Orchesters beschleunigt.

Kostenlos testen

Ohne Wenn und Aber: Sie können Orchago ganz bequem kostenlos testen und danach entscheiden, welche Lizenz am besten zu Ihrem Orchester passt.

Modulare Architektur

Orchago besteht aus vielen kleinen Teilbereichen (Apps) und ist dank dieser Struktur auch für Gelegenheitsnutzer einfach zu bedienen.

GEMA-Tools

GEMA Liste

Ihr habt ein Konzert und benötigt dafür eine GEMA Liste?

Kein Problem: Mit Orchago könnt ihr ganz einfach für jedes Event eine eigene GEMA-Liste erstellen oder eine Vorlage aus vergangenen Events benutzen.

Zusätzlich gibts es hier einen Assistent, der euch durch das komplette Anlegen einer neuen GEMA-Liste führt.

Notenarchiv verwenden

Um eine GEMA-Liste zu generieren, könnt ihr jedes Stück einzeln eingeben, oder ganz einfach aus eurem hinterlegtem Notenarchiv in Orchago die gespielten Stücke auswählen, alles andere wird automatisch ausgefüllt. Wichtig dafür ist jedoch ein gut gepflegtes und aktuelles Notenarchiv.

Als PDF-Datei ausdrucken

Habt ihr eure GEMA-Liste für ein Konzert fertig erstellt, generiert Orchago automatische eine fertige GEMA-Liste als PDF-Datei die Ihr direkt ausdrucken und an die GEMA schicken könnt.

Mitglieder und Personen

Alle Daten immer aktuell

Wenn Sie für die Mitglieder ein Benutzerkonto angelegt haben, können die Kontaktdaten bei einer Adressänderung oder der Telefonnummer selbst geändert werden. So sind die Daten immer auf dem neusten Stand. Das mühsame Versenden von Kontaktlisten und Pflegen von verschiedenen Adresslisten entfällt.

Kontaktdaten überall verfügbar

Keine umständlichen Listen mehr per E-Mail senden, die dann doch nicht aktuell sind. Mit Orchago kann nun, über das Internet, von überall und zu jeder Tageszeit auf eine aktuelle Kontakt- und Adressliste zugegriffen werden, welche bei Bedarf sofort geändert werden kann.

Mitglieder anlegen

Sie legen ein Mitglied einmal an und tragen alle relevanten Daten wie die Adresse, Kontaktdaten, Instrument, Eintrittsdatum, Geburtstag und mehr ein. Jedem Mitglied kann ein Benutzerkonto zugewiesen werden, um Zugang zu Orchago zu gewähren. Das ist praktisch, wenn z.B. Inaktive oder Ehrenmitglieder verwaltet werden sollen, ohne dass diese selbst ein Benutzeraccount haben.

Aushilfen anlegen

Neben der Verwaltung von Mitgliedern können in Orchago auch Aushilfen verwaltet werden. Jedes berechtigte Mitglied hat Zugriff auf die Daten. Den Aushilfen können Benutzeraccounts zugewiesen werden, um so den Zugang zu Orchago zu gewähren. Neben den Standardfeldern für Kontakte haben Aushilfen spezielle Felder, wie z.B. Priorität.

Firmen anlegen

Verwalten Sie die Kontaktdaten, sowie Kontoinformationen von Firmen mit denen Sie zusammenarbeiten. Sei es Ihr Notenhaus oder Firmen, die Sie als Sponsoren gewinnen konnten. So haben Sie alle Daten und Ansprechpartner an einer Stelle.

Positionen

In jedem Orchester gibt es verschiedene Positionen, die von einzelnen Personen besetzt sind. Nur wer hat welche Position? Sie können die Positionen bei jedem Mitglied auswählen, so ist für jeden ersichtlich wer der richtige Ansprechpartner ist. Die Positionen hinterlegen Sie in den Organisationseinstellungen.

Benutzerprofil

Allgemeine Informationen

Im Profil können die Personen mit einem Benutzeraccount Ihre Daten hinterlegen und ändern, diese werden automatisch in der Organisation aktualisiert. Sie können zusätzlich zu dem Namen den Geburtstag, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften angeben.

Organisationsinterne Angaben

Ein Benutzer kann angeben, wann er in das Orchester eingetreten ist, welche Stimmen er besetzen kann und welche Funktionen er im Orchester ausübt.

Öffentliche Informationen

Um die Privatsphäre der Benutzer zu schützen, kann hier ein Anzeigename (Nickname) angegeben werden, der für sämtliche Veröffentlichungen im Internet benutzt wird.

Events

Bevorstehende und vergangene Events

Die Events sind unterteilt in bevorstehende und vergangene Events. Letztere werden so automatisch in ein Veranstaltungsarchiv verschoben. Jeder Benutzer sieht seine eigenen privaten Events und solche, bei denen er über eine Besetzungsanfrage eingeladen wurde. Somit können Sie Events für einzelne Personen/Gruppen anlegen.

Kleiderordnung

Sie haben in Ihrem Orchester verschiedene Kleidungsmöglichkeiten? Sie können zu jedem Event eine Kleiderordnung auswählen und speichern, welche vorher in den Organisationseinstellungen hinterlegt wurde.

Viele Angaben beim Anlegen von Events

Bei einem Event haben Sie die verschiedensten Angaben, die Sie machen möchten. Das wichtigste wie Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort können Sie natürlich angeben, aber darüber hinaus haben Sie noch viele Felder für zusätzliche Informationen. Geben Sie an in welcher Kleidung gespielt wird, wo der Treffpunkt ist und welches Programm gespielt wird. Dies ist nur eine Auswahl der Informationsfelder.

Anwesenheitskontrolle

Sehen Sie die Besetzungsliste nicht nur als Information, ob das Orchester bei den Events spielfähig ist. Sie haben so indirekt die Möglichkeit, die Anwesenheit jedes einzelnen zu überprüfen.

Berechtigungen

Sie können einem Event über den Punkt Berechtigungen eine weitere Person hinzufügen, die Einstellung oder Änderungen an dem Event vornehmen kann. Im Normalfall kann nur die Person ein Event bearbeiten, die das Event angelegt hat.

Eventprogramm

Über den Punkt Eventprogramm haben Sie die Möglichkeit, bei Proben und Konzerten einen Probenplan oder ein Konzertprogramm zu erstellen. Sie können drei verschiedene Typen zu einem Programm hinzufügen: den Musiktitel (wählbar aus dem Notenarchiv) mit einem Kommentar, wenn zum Beispiel nur ein Ausschnitt gespielt werden soll, einen freien Text oder eine Pause.

Besetzungsanfragen verschicken

Verschicken Sie für jedes Event individuelle Anfragen an die einzelnen Mitglieder. Wählen Sie die Stimme aus die das jeweilige Mitglied bei dem Event spielen soll. Manchmal brauchen Sie ein Mitglied in einer anderen Stimme als üblich, oder sie spielen mehrere Instrumente und können somit eine andere Stimme besetzen. Möchten Sie eine Stimme mit einer Aushilfe besetzen, geben Sie der Aushilfe ein Benutzerkonto.

Dateien hinterlegen

Hinterlegen Sie im Event-Drive das Konzertprogramm, Wegbeschreibungen und Bilder des Konzertes. Hinterlegte Dateien im Pdf-Format können direkt in den Event-Eigenschaften als Veranstaltungsprogramm ausgewählt werden. Alle Bilder im Event-Drive werden automatisch zu einer Bildergalerie zusammengefasst und stehen allen Mitgliedern auf der Ansichtsseite zum Anschauen zur Verfügung.

Einladungen verschicken

Verschicken Sie für Veranstaltungen Einladungen an die einzelnen Mitglieder. Zum Beispiel für eigene Feste oder Versammlungen, hier benötigen Sie keine Besetzung. Das ist nur eine der Funktionen von Einladungen bei Events. Nutzen Sie das Feature bei Konzerten für externe Personen die an dem Konzert aktiv teilnehmen. Schicken Sie den Personen per E-Mail eine individuelle Kurzmitteilung. Die Personen können mittels eines Links in der E-Mail dem Konzert zu- oder absagen.

Zugriff von anderen Apps

Sie können anderen Apps aus Orchago Zugriff auf ein Event erlauben, somit kann zum Beispiel das Notenarchiv auf das Event zugreifen. Dies ist notwendig um ein Event, unter Aufführungen, einem Musiktitel zu zuordnen. So behalten Sie die Übersicht wann und wo Sie die Musiktitel gespielt haben.

Event teilen

Teilen Sie Ihr Event mit Interessierten und Fans für Ihre Konzerte. Generieren Sie eine Event-URL und verschicken den Link an interessierte Personen oder teilen das Event so über soziale Netzwerke. Die Veröffentlichung des Links können Sie zeitlich einschränken.

Aufgabenverwaltung

Gruppenaufgaben erstellen

Ordnen Sie eine Aufgabe einer bestimmten Gruppe zu. Diese Aufgabe sehen nur die Mitglieder die in der Gruppe sind. Zum Beispiel können Sie eine Vorstandsgruppe oder Registergruppe haben und Aufgaben so nur einem bestimmten Personenkreis anzeigen und zuweisen.

Verantwortliche Person zuweisen

Sie legen eine Aufgabe an und möchten, dass ein anderer sich um die Einhaltung und Umsetzung der Aufgabe kümmert? Weisen Sie der Aufgabe einen beliebigen Benutzer zu. Praktisch: Dank der Unterscheidung zwischen Mitwirkenden und Verantwortlichen bleibt die Punktevergabe fair.

Offene Aufgaben erstellen

Legen Sie eine öffentliche Aufgabe an, die alle aktiven Benutzer sehen und annehmen können. Verwenden Sie die Aufgabe zum Beispiel für das Putzen vom Probenraum oder der Organisation von Freizeitaktivitäten.

Personenbezogene Aufgaben

Neben Aufgaben für Gruppen, können Aufgaben auch einzelnen Personen zugeteilt werden.

Punktefunktion

Mit der optionalen Funktion Punkte vergeben zu können, haben Sie in ihrem Orchester eine Möglichkeit zu sehen, wer viel und wer weniger Engagement zeigt. Manche Orchester haben bereits ein Punktesystem, mit Orchago können Sie dieses online verwalten. Aufgabenpunkte werden in dem Punktekonto nach Beendigung der Aufgabe automatisch den jeweiligen Benutzerkonten gutgeschrieben. In den Organisationseinstellungen haben berechtigte Benutzer jederzeit Zugriff auf die Punktekonten. Jeder Benutzer kann den Stand des eigenen Punktekontos im Profil nachsehen.

Terminplanung

Übersichtlichkeit von Aufgaben und Events

In dem Kalender werden Aufgaben und Events farblich unterschieden, um so eine bessere Übersicht zu gewährleisten.

Persönliche Termine

Sie können im Kalender zusätzlich zu den automatisch eingetragenen Aufgaben und Events auch persönliche Termine eintragen.

Export des Kalenders

Jedes Mitglied kann den eigenen Kalender via calDav exportieren und so zum Beispiel in Outlook oder auf einem Smartphone, manchmal ergänzt durch eine Zusatz-App, anzeigen.

Gruppen

Öffentliche Gruppen

Einer öffentlichen Gruppe kann jeder Benutzer der Organisation beitreten. Diese Funktion ist sinnvoll für allgemeine Gruppen, die meistens optional sind. Denkbar sind Gruppen zu verschiedenen Interessengebieten, wie Weihnachtsfeier oder nicht-musikalischen Themen.

Private Gruppen

Private Gruppen sind geeignet für Funktionen, wie zum Beispiel Vorstand, Notenwarte, Registersprecher oder Register. Hier können die verantwortlichen Personen untereinander Informationen, Dateien und Dokumente austauschen, ohne das Nichtberechtigte Zugriff darauf haben.

Einladungen in eine Gruppe

Mit der Einladungsfunktion können Sie individuell festlegen, welche Benutzer der Gruppe beitreten dürfen. Bei einer Einladung können Sie eine kurze Nachricht für die Benutzer beifügen, damit diese wissen, worum es in der Gruppe geht und die Entscheidung leichter fällt, beizutreten.

Aufgaben innerhalb einer Gruppe

Ordnen Sie eine Aufgabe einer bestimmten Gruppe zu. Diese Aufgabe sehen nur die Mitglieder die in der Gruppe sind. Diese Aufgaben können nur von Gruppenmitgliedern angenommen und bearbeitet werden.

Beiträge innerhalb einer Gruppe

Sie können mit der Beitragsfunktion Beiträge innerhalb einer Gruppe schreiben. Nutzen Sie diese Funktion für Diskussionen oder zur Absprache von gruppeninternen Themen.

Rechte innerhalb einer Gruppe

Neben den zwei vordefinierten Rollen, Gruppenbesitzer und Gruppenmitglied, können Sie zusätzlich individuelle Rollen anlegen. So kann einem Mitglied der Gruppe ein Recht entzogen oder als Gruppenbesitzer eingetragen werden. Folgende Rechte können z.B. individuell zugeordnet werden: Gruppen-Drive anzeigen, Mitglieder verwalten, Berechtigungen verwalten sowie Einstellungen und Löschen.

Gruppenmitglieder Übersicht

In der Mitgliederübersicht können Sie den einzelnen Mitgliedern eine Rolle zuweisen und sehen wer in der Gruppe ist.

Notenverwaltung

Einzelstück oder Sammlung

Im Notenarchiv können Sie zwischen einem Einzelstück und einer Sammlung unterscheiden. Zu einer Sammlung gehören Medleys, Potpourris, Hefte und Bücher. Bei der Sammlung haben Sie zu den Standardangaben die Möglichkeit jeden einzelnen Musiktitel aus den genannten Arten als Untertitel mit anzugeben. Dies erleichtert Ihnen zum Beispiel das Finden von einzelnen Märschen aus einem Marschbuch.

Untertitel

Legen Sie bei Medleys, Potpourris, Heften und Büchern nicht nur den Haupttitel an. Mit den Untertiteln haben Sie die Möglichkeit im Notenarchiv die einzelnen Titel anzulegen, die zum Beispiel in einem Heft alle vorhanden sind. Die Untertitel werden ebenfalls bei der Suche durchsucht und Sie finden so jedes Stück auch wenn es nicht der Haupttitel des Stücks ist.

Einzelstimmen

Unter Einzelstimmen haben Sie eine Übersicht, aller in der Organisation angelegten Einzelstimmen, geordnet nach Ihrer gewählten Sortierung in den Organisationseinstellungen. Sie können mehrere Sätze anlegen und dort geben Sie an, wie viele der einzelnen Stimmen in dem Notensatz vorhanden sind. So haben Sie eine Übersicht mit welchen Stimmen das Stück gespielt werden kann.

Aufführungen

Unter dem Punkt Aufführungen können Sie den Musiktitel oder die Untertitel einem in der Organisation angelegten Event zuordnen und eine Bemerkung hinterlegen. Sie erhalten so für jedes Einzelstück oder Sammlung eine Übersicht wann und wo das Stück gespielt wurde. Vermeiden Sie dadurch, dass ein Stück bei einem wiederkehrenden Event zweimal hintereinander gespielt wird.

Playlisten

Erstellen Sie aus dem Notenarchiv Playlisten, wie Konzertprogramme, Probenprogramm oder Gema-Listen. Wählen Sie im Notenarchiv die Musikstücke aus und fügen Sie einer Playlist hinzu. Danach haben Sie die Möglichkeit diese als PDF, HTML oder CSV zu exportieren.

Ausleihe

Jedes Orchester hat befreundete Orchester mit denen es untereinander Noten ausleiht. Mit der Funktion "Ausleihe" können Sie bei jedem Stück einzeln angeben, welche Notensätze oder einzelne Stimmen Sie wann an wen verliehen haben. Wenn die Noten zurückgegeben werden, tragen Sie diese einfach wieder über das Rückgabedatum aus. Außerdem gibt es eine Übersicht aller offenen Ausleihen.

Dateien und Links

Unterhalb eines Notentenstücks gibt es die Möglichkeit Dateien hinzuzufügen und einen Link für Hörbeispiele einzutragen.

E-Mail

E-Mail Signatur

Sie können in Ihrem Profil eine individuelle E-Mail-Signatur anlegen, die automatisch bei jeder neuen, bei Antworten oder beim Weiterleiten einer E-Mail automatisch hinzugefügt wird.

Verbundene Konten

Sie können in Ihrem Profil Konten einbinden. Sie können so zum Beispiel Ihre eigene Orchester E-Mailadresse über POP3 einbinden und erhalten so unter der Funktion E-Mails alle eingehenden E-Mails der Adresse. Ein Vorteil ist, dass Sie alle E-Mails, die das Orchester betreffen, an einer Stelle und von überall darauf Zugriff haben.

Dateiverwaltung

Verknüpfung mit persönlichem Drive

Sie können ein Drive aus Gruppen, in denen Sie die Berechtigung dazu haben, mit Ihrem persönlichen Drive verknüpfen. So können Sie auf Dokumente, Listen und andere Dateien über eine zentrale Stelle zugreifen. Dies kann Ihre Arbeit innerhalb des Orchesters vereinfachen. Die Funktion besteht nur beim Drive aus Gruppen.

Event-Drive als Archiv

Die Dateiablage eines Events können Sie als Archiv verwenden. Sie können Bilder und das Konzertprogramm eines Konzertes oder einer Probe hinterlegen. Beachten Sie hierbei, dass die Dateien den Speicherplatz Ihres Vertrages mitverwenden.

Organisationsdateien

Unterhalb von der Funktion Dateien gibt es die Möglichkeit Organisationsdateien, wie die Satzung, Protokolle, Formulare und vieles mehr zu hinterlegen. Mittels der Rechtevergabe können Personen Dateien hochladen.

Dateivorschau

In dem Vorschaudialog von Dateien können sie mehrseitige PDF-Dateien mit der Seitennavigation durchklicken.

Beiträge

Gruppen Beitrag

Schreiben Sie eine Nachricht an alle Personen einer Gruppe, indem Sie als Empfänger die Gruppe auswählen. So vergessen Sie niemanden der die Nachricht erhalten soll.

Beiträge als Diskussionsplattform

Mit der Kommentarfunktion können Sie das Beiträge-Feature auch als Diskussionsgrundlage nehmen. Schreiben Sie einen Beitrag an einen bestimmten Personenkreis und bitten Sie um Rückmeldungen. Diese erfolgen mit der Kommentarfunktion.

Kontakte

Freigegebene Kontakte aus der Organisation

Berechtigte Personen können komplette Personenlisten aus der Organisation an beliebige Rollen freigeben, die Sie dann in Ihren Kontakten sehen. Zum Beispiel die Kontaktdaten der Mitglieder, anstatt einer .pdf die sonst per E-Mail an alle verschickt wird.

persönliche Kontakte

In Ihre persönlichen Kontakte können Sie Ihre Kontakte von Outlook importieren und in Orchago verwalten.

Kontaktlisten

Erstellen Sie eigene Kontaktlisten, aus Ihren persönlichen Kontakten, und geben Sie diese anderen Benutzern in der Organisation frei. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit den Berechtigten Personen auch Schreibrechte zugeben.

Punktesystem

Übersicht der Punkte aller Mitglieder

In den Organisationseinstellungen finden Sie die Einstellung Punkte, hier bekommen Sie eine Übersicht aller Benutzer und wie viele Punkte die Personen schon erreicht haben.

Punktekontoansicht eines einzelnen Benutzers

Im Punktekonto eines Benutzers sehen Sie wann und wofür der Benutzer Punkte erhalten hat. Hier können Personen mit der Berechtigung Korrekturbuchungen vornehmen um das Punktekonto anzupassen.

Finanzen

Bankkonten

Bankkonten sind Konten, wo sie die Bankdaten, wie IBAN und BIC, den Namen der Bank und ein Eröffnungssaldo mit angeben. In einem Bankkonto können Sie die Buchungen die über Ihr Bankkonto gehen angeben. Geben Sie den Absender oder Empfänger ein, eine Vorgangsnummer, Kategorie, Klasse, Betrag und das Datum an. Sie können Einnahmen und Ausgaben buchen und die Buchungen, zum Beispiel bei einer bezahlten Rechnung, auf das Rechnungskonto umbuchen und einer offenen Rechnung zuweisen. Weitere Features sind Teilbuchungen und Umbuchen.

Bargeldkonten

Bargeldkonten sind Konten, wo sie alle Buchungen die Sie Bar einnehmen oder Ausgeben buchen können. Beim Erstellen des Kontos können Sie ein Eröffnungssaldo mit angeben. Wenn Sie das Bargeld auf ihr Bankkonto einzahlen, können Sie dies mit einer Umbuchung in Orchago vornehmen. Ein weiteres Feature ist im Bargeldkonto die Teilbuchung. Wenn eine Rechnung bar bezahlt wird, könne Sie diese Buchung durch eine Umbuchung auf das Rechnungskonto einer offenen Rechnung zuweisen.

Rechnungskonto

Das Rechnungskonto ist ein spezielles Konto nur für Rechnungen, hier können Sie Rechnungen schreiben und diese werden in dem Rechnungskonto gebucht und als offene Rechnungen angezeigt bis die Rechnung durch eine Umbuchung vom Bank- oder Bargeldkonto beglichen wurde. Bei der Umbuchung wird der Betrag einer offenen Rechnung zugewiesen, dann wird eine Zahlungsbuchung im Rechnungskonto angelegt. Wenn Sie eine Anzahlung für eine Rechnung bekommen, wird der erhaltene Betrag von dem Gesamtbetrag der zugewiesenen Rechnung abgezogen und der Restbetrag als offener Betrag unter den offenen Rechnungen angezeigt. Wenn Sie bei der Rechnung auf Anzeigen gehen können Sie die Rechnung als .docx Datei exportieren.

Rechnungsvorlage

Es gibt drei verschiedene Standardvorlagen die Sie verwenden können. Je nachdem welche Angaben Sie auf der Rechnung angeben müssen. Relevante Angaben wie die Steuernummer, Handelsregisternummer und so weiter können Sie in den Stammdaten angeben. Außerdem können Sie in Orchago individuelle  Rechnungsvorlagen als .docx Dateien hinterlegen.

Umbuchen

Im Bank- sowie im Bargeldkonten können Sie Buchungen auf andere Konten umbuchen, zum Beispiel, wenn Sie Geld vom Bankkonto abheben und somit in die Kasse übergeht. Dies ist eine einfache Umbuchung. Die Umbuchung auf ein Rechnungskonto ist anders, hier weisen Sie den Betrag einer offenen Rechnung zu.

Teilbuchungen

Im Bank- sowie im Bargeldkonten können Sie Buchungen in eine Teilbuchung aufteilen. Das bedeutet, dass Sie einen Betrag auf mehrere Kategorien und Verwendungszwecke aufteilen können.

Kategorien

Unter den Einstellungen können Sie individuelle Kategorien anlegen, die Sie in den Buchungen auswählen können. Sie können die Kategorien auch an Konten- oder Kontenrahmenpläne anlehnen.

Klassen

Unter den Einstellungen können Sie individuelle Klassen anlegen, die Sie verwenden können, um Einnahmen und Ausgaben einem Projekt zu zuordnen.

Mehrwertsteuer

Unter Mehrwertsteuer können Sie verschiedene Mehrwertsteuersätze anlegen, wie den Standard in Deutschland von 19% oder den reduzierten.

Buchungsperioden

Sie können mehrere Buchungsperioden anlegen, zum Beispiel ein Geschäftsjahr oder Quartale. Die können Sie am Ende der Periode abschließen und es wird anschließend eine neue Periode angelegt. In der alten Periode können nun keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Löschen Sie daher die Rechnungsvorlagen die Sie in alten Perioden verwendet haben nicht. Wenn Sie schon Buchungen eingetragen haben, die nach dem Abschlussdatum liegen, werden diese in der alten gelöscht und in die neue übernommen.

Auswertungen

Sie können verschiedene Berichte erstellen, die immer mit den dazu gekommenen Buchungen aktualisiert werden, sobald Sie sich den Bericht erneut aufrufen. Es stehen Ihnen der Buchungsbericht und Summenberichte (Klassen, Kategorien und Kontosalden) zur Verfügung. Sie wählen den Zeitraum, sowie die Konten aus, die Sie im Bericht berücksichtigen möchten.

Inventar

Liste vom Inventar eines Orchesters

Geben Sie unter Inventar alle Gegenstände ein die das Orchester besitzt, wie Instrumente und Möbel. Sie behalten so den Überblick über Ihr Inventar. Sie können viele Angaben zu den Gegenständen angeben, wie Inventarnummer, Versicherungsnummer, Standort, Gruppe, Kaufpreis, Hersteller und Kaufdatum.

Gruppen

Sie können individuelle Gruppen anlegen um die Gegenstände zu gruppieren, wie zum Beispiel Instrumente.

Standorte

Legen Sie Standorte an um die Gegenstände den jeweiligen Räumen oder Gebäuden zu zuordnen. So erhalten Sie einen Überblick darüber, wo die Gegenstände zu finden sind.

Wartung

Tragen Sie zu jedem Gegenstand die Wartungen oder Reparaturen ein. Sie erhalten so einen Überblick über die Wartungsintervalle oder wie oft in Instrument zur Reparatur war.

Raumbuchung

Neue Reservierung

Jede Berechtigte Person kann eine Reservierung für die verschiedenen Räume einreichen. Sie können die Personenanzahl, den Termin mit Uhrzeit, den Anlass, einen Kommentar und den Raum angeben.

Terminserie

Möchten Sie mehrere Termine anfragen, kommt die Terminserie ins Spiel. Sie haben die Wahl zwischen täglich (jeden Tag oder Jeden Arbeitstag), sowie wöchentlich. Geben Sie zusätzlich an bis zu welchem Datum die Serie andauern soll. Im Nachhinein können Sie einzelne Termine auch wieder stornieren.

Buchungsübersicht

In der Buchungsübersicht sehen Sie alle Ihre angefragte, bestätigten, abgelehnten und stornierten Termine. Wenn Sie die Berechtigung haben Reservierungsanfragen zu bearbeiten, sehen Sie alle Termine des Orchesters in dieser Ansicht. Hier können Sie die Termine als CSV exportieren oder stornieren.

Raumverwaltung

In der Raumverwaltung legen Sie die Räume an die Sie zur Verfügung stellen möchten. Sie haben bei dem Reservierungstyp die Wahl zwischen einer Direktreservierung oder Reservierungsanfrage. Ein Direktbuchung bedeutet, dass die Reservierung automatisch zugesagt oder abgesagt wird, bei der Reservierungsanfrage muss die verantwortliche Person die Reservierung zu- oder absagen. Des Weiteren können Sie dem Raum eine Verantwortliche Person zuteilen, sowie Attribute und Standort des Raumes auswählen.

Reservierungsanfragen

In den Reservierungsanfragen können Sie, wenn Sie die Berechtigung haben, die angefragten Termine zusagen oder absagen.

Attribute

In der Raumverwaltung unter Attribute können Sie angeben, ob es in dem Raum zum Beispiel eine Leinwand und Beamer gibt, Notenständer vorhanden sind u.s.w.

Standort

Geben Sie die Adressen an, wo sich die Räume befinden.

Presse-Archiv

Zeitungsartikel

Jede berechtigte Person kann Zeitungsartikel im Presse-Archiv eintragen und bearbeiten. Es kann der Text mit Titel und Überschrift eingetragen werden, das Veröffentlichungsdatum und Quellangaben, wie die Zeitung und den Autor.

Rechte

Benutzerrollen

Legen Sie verschiedene Benutzerrollen an, so können Sie Zugriffsrechte für einzelne Benutzergruppen festlegen. Sie haben die Möglichkeit viele Rechte in Orchago einzeln zu aktivieren oder deaktivieren. Individualisieren Sie die Rechte entsprechend der Funktion der Benutzer im Orchester.

Berechtigungen einer Benutzerrolle

Sie können den einzelnen Rollen verschiedene Berechtigungen für Organisationseinstellungen, Gruppen, Notenarchiv und Punkte zuordnen. In den Obergruppen können Sie einzelne Unterpunkte freigeben wie zum Beispiel im Notenarchiv "bearbeiten" und "anzeigen", oder in Organisation "Einzelstimmen ändern" oder "Punkte bearbeiten".

Einstellungen in der Organisation

Stammdaten

In den Stammdaten können Sie alle relevanten Angaben zu Ihrer Organisation machen. Diese Angaben werden unter anderem für die Rechnungen in der Finanzfunktion verwendet. Sie können zu den Adress-, Bank- und Kontaktdaten, die Webseite, Steuernummer, Handelsregisternummer, Registergericht, Finanzamt, Umsatzsteuer-ID und den Geschäftsführer angeben.

Individuelle Register festlegen

Jedes Orchester hat Bezeichnungen für die einzelnen Register. Legen Sie ihre Register an, wie zum Beispiel Klarinetten, Posaunen oder Hörner und sortieren Sie diese nach Ihren Wünschen. Die Register werden bei den Einzelstimmen und den Besetzungen verwendet.

Einzelstimmen

Unter Einzelstimmen legen Sie die Stimmen an, die in Ihrem Orchester vertreten sind, oder die Sie für Noten im Notenarchiv benötigen. Hier weisen Sie die Einzelstimmen den Registern zu, um bei den Besetzungen eine bessere Übersicht zu haben. Die Einzelstimmen werden im Notenarchiv verwendet um angeben zu können, welche Stimmen von den jeweiligen Stücken vorhanden sind.

Besetzungen

Unter Besetzungen legen Sie vordefinierte Besetzungspläne für die Events an, wie eine Standardbesetzung oder Kleinbesetzungen. Dies erleichtert Ihnen die Besetzung für Konzerte. Sie müssen so in den Events die Besetzungen nicht jedes Mal neu anlegen.

Personenlisten

Teilen Sie die einzelnen Personengruppen wie Mitglieder, Aushilfen oder Firmen mit anderen Benutzern in Orchago. Sie können jede Personengruppe als Kontakte freigeben und festlegen welche Benutzerrollen die Kontaktdaten sehen dürfen. So können Sie zum Beispiel die Mitgliederkontaktdaten für alle Mitglieder freigeben. Jedes Mitglied hat dann unter der Funktion Kontakte eine Mitgliederliste.

Feedback-Tool

Ideen einreichen

Über das Feedback-Tool können Sie und alle Benutzer von Orchago Wünsche und Ideen einreichen. Fehlt Ihnen etwas bei einem Feature oder Sie haben eine Idee für ein neues Feature können Sie dies im Feedback-Tool eintragen. Die Ideen sehen alle Benutzer von Orchago, auch andere Organisationen die Orchago verwenden. Wenn anderen die Idee gefällt, können sie ein "Vote" abgeben, bei vielen Votes steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Orchagoteam die Idee umsetzen wird.

Supportanfrage senden

Sie haben Probleme bei der Verwendung einer Funktion oder möchten eine Anfrage an den Support senden? Benutzen Sie unser Feedback-Tool und reichen uns Ihr Anliegen über Support/Bug melden ein. Es wird ein individuelles Ticket erstellt, um das sich unser Team schnellst möglich kümmern wird.

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